ממשק המשתמש בOffice- עבר שינוי דרמטי בגרסת Office 2007

,שינוי זה נבע מהרצון לעזור למשתמשי הOffice לגלות את המגוון הרחב של הכלים בתוכנות ה- Office השונות. רבים מהמשתמשים בתוכנות, לא ניצלו את כל היתרונות שיכלו להפיק מהתוכנות אילו הכירו את המגוון הרחב של הפקודות והאפשריות השונות.
הנתונים הוכיחו שמאז שהחלו משתמשים לעבור ל Office 2007 התרחב השימוש בפקודות וכלים שלא נהגו להשתמש בהם בגרסאות הקודמות.

ב-Office 2010 נוספו תכונות חדשות המאפשרות לך לנהל משימות ביעילות הגבוהה ביותר ,תוך שיתוף פעולה בזמן אמת עם הצוות שלך ועם לקוחות חיצונים הן דרך דוא"ל והן באמצעי תקשורת אחרים.

תוכל לעבוד עם Office 2010 מכל מקום שתבחר ,מה שמאפשר גמישות ויעילות רבה בעבודתך.

בפרק זה נסקור את החידושים העיקריים:

לנוחיותך, התכונות החדשות של גרסת 2010 סומנו בסמל

חידושי מבנה המסך

ממשק המשתמש ב- Office עוצב מחדש החל מגרסת 2007 וקיבל מראה משופר ב- 2010. התפריטים וסרגלי הכלים הישנים הוחלפו ברצועת הכלים החדשה.

תפריט File המסורתי (לחצן ה-Office ב2007) הוחלף ומאפשר כעת גישה אל כל פעולות מאחורי הקלעים בתוכנות.

ממשק המשתמש החדש הינו פשוט, נוח וקל לשימוש. בעמודים הבאים נסקור את מבנה המסך החדש.

שורת כותרת – מציגה את שם התוכנה הפתוחה ואת שם הקובץ הפתוח.
לחצן File – מכיל פקודות לפעולות על קבצים כגון, שמירה, פתיחה, הדפסה, שלח אל ועוד.
תיבת הבקרה – מאפשרת הקטנת, הגדלת ומזעור החלון.
Ribbon (רצועת הכלים) – מכילה כרטיסיות וקבוצות פקדים המאפשרים לבצע את כל הפעולות הקיימות בתוכנה (ראה הרחבה בהמשך)
אזור תוכן המסמך – באזור זה מקלידים את תוכן המסמך.
לחצן הוספת סרגל - משמש לשינוי השוליים והגדרת טאבים.
פסי גלילה – באמצעותם ניתן להציג אזורים מוסתרים במסמך.
שורת המצב – מציגה מידע חשוב בעת העבודה. בנוסף, בגרסת Word 2010, מופיעות אפשרויות תצוגה שונות וכן ניתן לקבוע את גודל התצוגה ע"י שימוש בסרגל התצוגה .

לחצן File - (Backstage)

לחצן File מכיל את הפקודות שהופיעו בעבר תחת תפריט File (לחצן Office בגרסת 2007). לחצן הFile- מופיע בצמוד לכרטיסיית Home, בנוסף לפקודות ה"ישנות" (save, New, Print…) התווספו מספר פקודות הנוגעות לשיתוף הקובץ במגוון דרכים כפי שיפורט בהמשך.

להצגת הפקודות לחץ על לחצן
File''
.

החלון שנפתח מחולק ל- 3 אזורים

רשימת הפקודות האפשריות.
אפשרויות הקשורות לפקודה שנבחרה.
תצוגה מקדימה.

למידע נוסף על השימוש ב-'File' ועבודה עם מסמכים ראה עמוד 26.

Ribbon – רצועת הכלים

בגרסאות קודמות של Office עמדו לרשותך סרגלי כלים רבים. חלק מסרגלי הכלים לא הוצגו באופן קבוע, ולמעשה, לא נעשה שימוש בפקודות הרבות החבויות בהם ובתיבות הדו-שיח. בגרסת 2010 ישנו מרכז בקרה חזותי אחד, המאגד את הפריטים החיוניים והופך אותם לנוחים יותר לשימוש. מרכז בקרה זה נקרא Ribbon.

קיימים 3 רכיבים בסיסיים ב- Ribbon:

כרטיסיות ממוקמות לרוחב החלק העליון של רצועת הכלים. כל כרטיסייה מייצגת אוסף של משימות מרכזיות, בעלות מכנה משותף, המתבצעות בתוכנית נתונה.
קבוצות מחלקות את הפקודות המוצגות בכרטיסיות על פי סוגי משימות או תחומים. כל קבוצה מאגדת את כל הפקודות שאתה עשוי להזדקק להן עבור סוג משימה. הקבוצות מאפשרות לאתר בקלות פקודות הקשורות זו לזו, או שייכות לסוג משימה זה או אחר ומעניקות לך עזרים חזותיים עשירים.
פקודות ממוקמות בתוך קבוצות. פקודה יכולה להיות לחצן, תפריט או תיבה בה אתה מזין מידע.

במבט ראשון, ייתכן שתחסר לך פקודה, המוכרת לך מגרסה קודמת. בחלק מהקבוצות מוצג חץ אלכסוני קטן בפינה הימנית התחתונה.

החץ נקרא מפעיל תיבת דו-שיח או לחצן הרחבה. אם תלחץ עליו, תוכל למצוא אפשרויות נוספות הקשורות לקבוצה זו. אפשרויות אלה יופיעו לעתים קרובות כתיבת דו-שיח, אותה אתה עשוי לזהות מגרסה קודמת, או בחלונית משימות בעלת מראה מוכר.

התאמה אישית של רצועת הכלים

Office 2010 מאפשר לך לערוך ולהתאים את רצועת הכלים לצרכיך.

תוכל להסיר / להוסיף כרטיסיות, ליצור קבוצות חדשות, להעביר פקודות מכרטיסיה לכרטיסיה ועוד.

הסרת/הוספת כרטיסיות

ב-Office 2010 תוכל להסיר מרצועת הכלים כרטיסיות שאינו שימושיות עבורך במקביל תוכל להוסיף כרטיסיות ותן תרצה להציג ברצועת הכלים.

לחץ על לחצן
בחר ב-
בחלון שיפתח בחר
בצד ימין של החלון, יוצגו הכרטיסיית הקיימות, הסר את סימון ה- מכרטיסיות אותן אינך מעוניין להציג. הוסף את סימון ה- לכרטיסיות אותן ברצונך להציג ברצועת הכלים.

יצירת כרטיסייה מותאמת אישית

תוכל ליצור כרטיסיות אישיות שיכילו את הקבוצות והפקודות השימושיות עבורך ובכך להפוך את עבודתך ליעילה יותר.

ליצירת כרטיסייה אישית בצע את הפעולות הבאות:

לחץ על לחצן
בחר ב-
בחלון שיפתח בחר בצד ימין של החלון יוצגו הכרטיסיית הקיימות.
- ליצירת כרטיסייה חדשה, לחץ על , הכרטיסייה החדשה תופיע בצידו הימני של המסך.
  
  לשינוי שם הכרטיסייה, בחר בכרטיסייה ולחץ על . בתיבת הדו-שיח הקלד שם לכרטיסייה ולחץ על Ok.
  באותו אופן תוכל לשנות גם את שם הקבוצה.
- להוספת פקודה לכרטיסייה סמן את הפקודה בצידו השמאלי של המסך ולחץ על 'Add'.

לאישור לחץ על OK.
הכרטיסייה החדשה תוצג ברצועות הכלים.

הסתרת רצועת הכלים

באפשרותך להסתיר את רצועת הכלים בכדי להרחיב את שטח העבודה שלך.

לחץ לחיצה כפולה על לשונית הכרטיסייה הפעילה. רצועת הכלים תעלם, שטח העבודה יגדל ויוצגו תויות הכרטיסיות בלבד.

אם תלחץ לחיצה בודדת על לשונית הכרטיסייה, סרגל הכלים יוצג שוב, באופן זמני. תוכל להשתמש בכל הפקודות המופיעות בכרטיסייה. ברגע שתחזור לעבודה על המסמך רצועת הכלים תוסתר.
על מנת להציג שוב, באופן קבוע, את רצועת הכלים, לחץ לחיצה כפולה על לשונית הכרטיסייה.

כרטיסיות תלויות הקשר

ב- Office
2010
Microsoft, כרטיסיות מסוימות תוצגנה רק כאשר אתה זקוק להן. לדוגמה, לאחר שהוספת תמונה למסמך, אתה זקוק לכלי עיצוב ועריכה שיאפשרו לך לשנות את אופן גלישת הטקסט סביב התמונה, לחתוך אותה או לבצע שינויים נוספים במראה התמונה.

כרטיסיות תלויות ההקשר, מאפשרות לך להתמקד באוסף הפקודות הנחוצות לך, בהתאם לפעולות שאתה מבצע במסמך.

הוסף, או בחר אובייקט. לדוגמא, תמונה.
לאחר בחירת / הוספת האובייקט תופיע כרטיסייה תלוית הקשר לדוגמא, כרטיסיית 'Picture
Tools-Format'.
כעת יופיעו פקודות המתאימות לעבודה עם האוביקט לדוגמא, פקודות הקשורות לעיצוב תמונה.

בעת לחיצה מחוץ לאוביקט, הכרטיסיה תלוית ההקשר תיעלם.

Quick Access Toolbar

Quick
Access
Toolbar, נמצא בצידו השמאלי של המסך מעל רצועת הכלים. הסרגל מכיל את הפקודות השימושיות ביותר: Save, Undo, Repeat. באפשרותך להוסיף לסרגל זה את הפקודות המועדפות עליך כדי שיהיו זמינות, ללא תלות בכרטיסייה הפעילה.

הוספת פקודות ל- Quick
Access
Toolbar

לחץ על המופיע בצד ימין של ה- Quick
Access
Toolbar.
בחר את הפקודה הרצויה מהרשימה הנפתחת.

הפקודות שבחרת יתווספו לסרגל:

תוכל להוסיף ל- Quick
Access
Toolbar כל פקודה, גם מתוך ה- Ribbon.

עמוד על הפקודה ב- Ribbon אותה אתה מעוניין להוסיף ולחץ על הלחצן הימני של העכבר.
בתפריט שנפתח, בחר ב- '
Add to Quick Access Toolbar'.

הפקודה שבחרת תתווסף ל- Quick
Access
Toolbar.

שימוש בלוח המקשים

בגרסאות קודמות של Office נעשה שימוש בשני סוגי קיצור מקשים:

קיצורי מקשי Ctrl (V+C, Ctrl+Ctrl וכדומה). קיצורי מקשים אלו נותרו ללא שינוי.
קיצורי מקשי Alt אשר אפשרו גישה לתפריטים ולפקודות המופיעות בהם.

בגרסת 2010Office
ניתן להמשיך ולהשתמש בקיצורי מקשי Alt, עם זאת, מכיוון שהתפריטים הישנים אינם קיימים עוד, השתנו גם צירופי המקשים לפקודות השונות.

גרסת 2010Office
כוללת תכונה חדשה המקבילה לקיצורי מקשי Alt. תכונה זו נקראת תיאורי
מקשים והיא מאפשרת לך להשתמש במקלדת לצורך ביצוע פעולות. תיאורי המקשים יאפשרו לך לדעת אילו קיצורי מקשים מפעילים את הפקודה הדרושה לך.

הצגת ושימוש בתיאורי מקשים

להצגת תיאורי המקשים לחץ על מקש 'Alt' במקלדת.
התגים המוצגים כעת ברצועת הכלים, מציינים אילו מקשים יפעילו את הכרטיסיות השונות ואת הפקודות ב Quick
Access
Toolbar.
לדוגמה: להצגת הפקודות בכרטיסיית Home הקש 'H' במקלדת.
לפניך, יופיעו תיאורי המקשים המייצגים את הפקודות בכרטיסיית
'Home'. לחץ על המקש או צירוף המקשים, הצמוד לפקודה הנחוצה.

Mini Toolbar

Mini
Toolbar מאפשר לך לבצע פעולות עיצוב בסיסיות בגוף המסמך, וללא תלות בכרטיסייה הפעילה ברצועת הכלים.

לדוגמה: אם אתה מעוניין לעצב טקסט במהירות, אך הכרטיסייה הפעילה ברצועת הכלים היאPage Layout
. באפשרותך ללחוץ על כרטיסיית Home
כדי לראות את אפשרויות העיצוב, אך השימוש בסרגל הכלים המקוצר, יחסוך לך את הדרך הארוכה ויאפשר לך לבצע שינויים על הטקסט מבלי להעביר את העכבר לרצועת הכלים ומבלי לשנות את הכרטיסייה הפעילה.

סמן טקסט אותו אתה מעוניין לעצב.
הצבע על הטקסט המסומן באמצעות העכבר.
'Mini
Toolbar' יופיע במעומעם. אם תצביע על 'Mini
Toolbar', הוא יהפוך למלא והפקודות בו זמינות עבור הקטע הנבחר.

עבודה עם מסמכים

בOffice 2010 כל פעולות ניהול המסמכים מתבצעות מאחורי הקלעים. לחצן File מכיל את הפקודות שהופיעו בעבר תחת תפריט File (לחצן Office בגרסת 2007) כגון : New, Open, Print וכו'. בפרק זה נסקור את השינויים והשיפורים החלים על עבודה עם מסמכים בגרסת Office 2010.

מסמכים אחרונים

Office 2010 מציג רשימה של 20 המסמכים האחרונים עליהם עבדת.

בנוסף, באפשרותך "לנעוץ" מסמך ברשימת המסמכים האחרונים כך שלא משנה כמה מסמכים תפתח המסמך ה"נעוץ" ימשיך ויופיע ברשימת המסמכים האחרונים

לצפייה ברשימת המסמכים האחרונים:

לחץ על 'File'.
בחר באפשרות 'Recent'
תתקבל רשימת המסמכים.
ל"נעיצת מסמך" לחץ על סימן ה- "נעץ" .
לאחר הנעיצה יהפוך ה- "נעץ" ל- "נעץ" כחול .
לביטול לחץ שוב על ה- "נעץ".

בנוסף תוכל לקבוע מספר מסמכים אחרונים שיוצגו ישירות תחת תפריט File ולא תחת Recent.

לחץ על 'File'.
בחר באפשרות 'Recent'.
בתחתית רשימת המסמכים, סמן באפשרות 'Quickly access this number of Recent Documents'
הגדר מספר מסמכים אותם תרצה להציג תחת תפריט 'File' .

Save as - שמירת קובץ בשם

החל מ Office 2007 סיומות הקבצים שונו.

על מנת שניתן יהיה לפתוח את המסמך, גם בגרסאות קודמות של Office, שמור אותו בפורמט עם תאימות לאחור.

יתכן שלא תוכל להשתמש בחלק מהתכונות החדשות של Office 2010 במסמך זה, אולם ניתן יהיה לפתוח ולערוך אותו בכל גרסאות Office.

להלן פירוט סיומות הקבצים :

שם התוכנה	סיומת		הסבר
שם התוכנה	ישנה (2003)	חדשה (2007 2010)	הסבר
WORD	DOC	DOCX	סוג קובץ זה נועד לקבצים שאין בהן פקודות מאקרו וקודי VBA וניתן לפתיחה בגרסת 2007 בלבד.
EXCEL	XLS	XLSX
POWER POINT	PPT	PPTX
WORD	DOC	DOCM	סוג קובץ זה נועד לקבצים שיש בהם פקודות מאקרו וקודי VBA.
EXCEL	XLS	XLSM
POWER POINT	PPT	PPTM
WORD	DOT	DOTX	סוג קובץ זה נועד לשמירה של תבניות.
EXCEL	XLT	XLTX
POWER POINT	POT	POTX
POWER POINT	PPS	PPSX	סוג קובץ להצגה בלבד של מצגות.

לחץ על 'File'.
בחר ב-'Save as'
בחלון השמירה בחר בסוג המסמך הרצוי.

על מנת לשנות סוג מסמך תוכל להשתמש גם באפשרות 'Change File Type'

לחץ על 'File'.
בחר ב-
'Share'
בחר ב-
'Change File Type'
בחר את סוג הקובץ הרצוי.

שיחזור מסמכים

במהלך עבודתך, Office 2010 שומר גרסאות של המסמך עליו אתה עובד מדי מספר דקות. תכונה זו מאפשרת לשחזר מסמכים במידה וניזוקו או שלא נשמרו כמו כן תוכל לסקור גרסאות קודמות של קובץ עליו אתה עובד.

לשחזור מסמך שלא נשמר בצע את הפעולות הבאות:

לחץ על 'File'.
בחר באפשרות 'Recent'.
בתחתית המסך לחץ על 'Recover Unsaved data (Documents/Workbook/Presentations)'
תיקיית הטיוטות תפתח, בחר קובץ לשחזור ולחץ על 'Open' לפתיחת הקובץ או על 'Save as'
לשמירת הקובץ במחשב.

לצפייה וסקירה של גרסאות קודמות של מסמך בצע את הפעולות הבאות:

לחץ על 'File'.
בחר באפשרות 'Info'.
תחת 'Versions'
יוצגו הגרסאות הקודמות שנשמרו עבור המסמך עליו אתה עובד.
לחץ על הגרסה אותה ברצונך לשחזר.

יצירת קובץ חדש

לחץ על 'File' ולאחר מכן לחץ על 'New'.

תחת 'Available Template', בחר באפשרות הרצויה.
- Blank
  Document - מסמך ריק.
- My
  Templates - מסמך חדש המבוסס על תבנית.
- New
  From
  Existing - מסמך חדש המבוסס על קובץ קיים.
אם אתה מחובר לאינטרנט, תוכל לבחור גם בתבניות הזמינות מתוך Microsoft
Office
Online.